Audit du système qualité et de la gestion des risques (Responsable qualité)
Une vision claire de l'état de votre démarche qualité et de vos dispositifs de gestion des risques, présentable à l'évaluateur et aux autorités.
En bref
- Résultat
- Une vision claire de l'état de votre démarche qualité et de vos dispositifs de gestion des risques, présentable à l'évaluateur et aux autorités.
- Idéal pour
- Directeur d'établissement, qualiticien ou responsable qualité et gestion des risques d'une association gestionnaire, en intra-entreprise.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec constats argumentés, écarts classés par priorité et plan d'actions, rédigé au regard du référentiel de la HAS et des textes applicables.
- Prérequis de votre côté
- Accès au projet d'établissement, aux procédures, aux enregistrements d'événements indésirables et de réclamations, au suivi des actions d'amélioration, et disponibilité de la direction et des pilotes pour des entretiens.
- Durée et charge
- 6 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Audit de la gestion des événements indésirables. Une association gestionnaire de quatre établissements souhaite relire sa pratique sur le thème Responsable qualité. L'audit examine les déclarations, les analyses et les retours aux équipes. Il produit un rapport avec les écarts constatés et une trame commune de traitement que la direction valide.
Nous auditons votre système qualité et votre gestion des risques sous l'angle du thème Responsable qualité : pilotage par la direction, maîtrise documentaire, traitement des événements indésirables, des plaintes et des réclamations, plans de crise et de continuité, place des personnes accompagnées et de leurs représentants. Nous lisons vos documents, nous interrogeons la direction et les pilotes de processus, nous observons ce que l'accès au terrain permet, puis nous confrontons les constats au référentiel de la HAS, au code de l'action sociale et des familles et, le cas échéant, à la norme que vous avez choisie.
Le rapport relie chaque constat à une exigence identifiée, classe les écarts par priorité et propose des actions avec un responsable et un délai. Il est restitué à votre direction et à vos pilotes, et sert de base à votre suivi des actions d'amélioration et à vos échanges avec l'organisme évaluateur. Il ne vaut ni évaluation, ni cotation, ni certification : ces décisions ne nous appartiennent pas.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Responsable qualité, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Rapport d'audit avec constats reliés à une exigence du référentiel de la HAS, du code de l'action sociale et des familles ou de votre norme
- Écarts classés par priorité, avec actions, responsables et délais proposés
- Restitution à la direction et aux pilotes de processus, avec support réutilisable
Format et charge : forfait, 6 à 12 jours. Idéal pour : directeur d'établissement, qualiticien ou responsable qualité et gestion des risques d'une association gestionnaire, en intra-entreprise. Prérequis de votre côté : accès au projet d'établissement, aux procédures, aux enregistrements d'événements indésirables et de réclamations, au suivi des actions d'amélioration, et disponibilité de la direction et des pilotes pour des entretiens.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Audit de la gestion des événements indésirables
Une association gestionnaire de quatre établissements souhaite relire sa pratique sur le thème Responsable qualité. L'audit examine les déclarations, les analyses et les retours aux équipes. Il produit un rapport avec les écarts constatés et une trame commune de traitement que la direction valide.
Audit croisé de plusieurs sites
Un organisme gestionnaire constate des pratiques différentes d'un site à l'autre sur le thème Responsable qualité. L'audit compare les organisations, interroge les directeurs et les pilotes de chaque site, repère les pratiques à étendre et propose un socle commun de procédures, présenté au comité de direction pour décision.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 6 à 12 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème Responsable qualité et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Responsable qualité, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Réalisez-vous l'évaluation de la HAS, ou un audit qui en tient lieu ?
Non. L'évaluation de la qualité d'un établissement ou d'un service relève d'un organisme évaluateur accrédité, que vous choisissez sur la liste de la HAS. Sur le thème Responsable qualité, nous réalisons un audit blanc ou un audit de votre système qualité et de vos risques : un rapport argumenté, des écarts classés par priorité et un plan d'actions, présentables à l'évaluateur et aux autorités. Ce travail ne vaut ni évaluation, ni cotation, ni certification. Nous pouvons aussi vous aider à rédiger le cahier des charges de consultation de l'évaluateur, y compris ses exigences d'indépendance.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
Les autres déclinaisons d'audit et diagnostic sur le thème Responsable qualité
- Audit de conformité au référentiel d'évaluation de la HAS et aux obligations réglementaires (Responsable qualité)
- Diagnostic flash avant évaluation, inspection ou contrôle des autorités (Responsable qualité)
Les autres types de prestation sur le thème Responsable qualité
- Conseil en démarche qualité, gestion des risques et plan d'amélioration (Responsable qualité)
- Rédaction de procédures, cartographies des risques et plans de continuité (Responsable qualité)
- Accompagnement du responsable qualité et des pilotes de processus (Responsable qualité)
- Audit blanc et évaluation de préparation avant visite HAS (Responsable qualité)
- S'initier à la gestion de la qualité