Ressources humaines, paie, planning, SIRH et développement des compétences : audit, conseil, formation et assistance technique pour le médico-social

Cadre juridique et conventionnel de la fonction RH

Des conventions collectives qui structurent la gestion du personnel

Dans le secteur privé non lucratif, la gestion du personnel se lit d'abord dans la convention collective applicable. La convention collective nationale de 1966 (établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées, dite CCN 66) et la convention collective nationale de 1951 (établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif, dite CCN 51 ou convention de la FEHAP) couvrent une grande partie des associations gestionnaires. Beaucoup de services d'aide à domicile relèvent de la convention de la branche de l'aide, de l'accompagnement, des soins et des services à domicile du 21 mai 2010. La convention des centres d'hébergement et de réinsertion sociale est en cours de rattachement à la CCN (convention collective nationale) 66 : le calendrier et les effets de ce rattachement se vérifient pour chaque structure, auprès de votre fédération employeur ou sur Légifrance.

Le secteur a une particularité que connaissent bien les directions financières : les conventions et accords collectifs applicables aux salariés des structures sociales et médico-sociales à but non lucratif financées par des fonds publics sont soumis à un agrément du ministre compétent, qui conditionne leur effet à l'égard des autorités de tarification (article L. 314-6 du code de l'action sociale et des familles). Un accord signé n'est donc pas toujours immédiatement financé, et la masse salariale se discute avec l'ARS ou le département au moment du budget et du CPOM (contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens).

Les agents des CCAS et des CIAS (centre intercommunal d'action sociale) relèvent, eux, du statut de la fonction publique territoriale, régi par le code général de la fonction publique, et non d'une convention collective. Pour les collectivités territoriales et l'administration générale, consultez notre site Secteur public (secteur-public.optedif.fr).

Temps de travail, nuits et horaires décalés

Les structures d'hébergement fonctionnent jour et nuit, week-ends compris. Le code du travail pose des bornes que chaque planning doit respecter, sauf dérogation prévue par un texte : un repos quotidien d'au moins onze heures consécutives (article L. 3131-1), une durée quotidienne maximale de dix heures de travail effectif (article L. 3121-18), une durée hebdomadaire moyenne qui ne dépasse pas quarante-quatre heures sur douze semaines consécutives (article L. 3121-22), à quoi s'ajoutent le plafond hebdomadaire absolu et le repos hebdomadaire. Le travail de nuit a sa propre définition : le salarié est travailleur de nuit s'il accomplit habituellement au moins trois heures de nuit, au moins deux fois par semaine, ou s'il atteint un nombre minimal d'heures de nuit (article L. 3122-5). Les conventions du secteur ajoutent leurs règles, notamment pour les nuits et les astreintes.

Lorsque les salariés d'une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif affiché, la durée du travail de chacun est décomptée chaque jour, par enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail, puis chaque semaine, par récapitulation des heures accomplies (article D. 3171-8). Pour un planning en horaires décalés, c'est le point le plus concret : il faut garder la trace du réalisé, pas seulement du prévu.

Paie, déclarations sociales et bulletins

La paie applique la convention (classification, ancienneté, primes, majorations) aux temps décomptés. Depuis le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) est le mode déclaratif des déclarations périodiques adressées aux organismes de protection sociale ; elle est mensuelle et complétée par des signalements d'événements, comme un arrêt de travail ou une fin de contrat. Les modalités de dépôt sont décrites sur net-entreprises.fr. L'employeur conserve un double des bulletins de paie pendant cinq ans, sur papier comme sous forme électronique (article L. 3243-4).

Planning, temps, paie et DSN forment une chaîne : une erreur de saisie en amont se retrouve dans le bulletin puis dans la déclaration.

Compétences, formation et dialogue social

Entretien de parcours professionnel et adaptation au poste

L'article L. 6315-1 du code du travail, dans sa rédaction en vigueur, prévoit pour le salarié un entretien de parcours professionnel durant sa première année, puis tous les quatre ans s'il reste dans la même entreprise, et un état des lieux récapitulatif tous les huit ans. Un accord peut prévoir une autre périodicité, sans excéder quatre ans. Ces règles, qui remplacent le rythme de deux et six ans, résultent de la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 ; les accords existants doivent être mis en cohérence avant le 1er octobre 2026 selon les commentaires publiés.

L'employeur assure aussi l'adaptation des salariés à leur poste et veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard de l'évolution des métiers, des technologies et des organisations (article L. 6321-1). Dans un secteur où les référentiels, les outils numériques et les exigences de l'évaluation évoluent, le plan de développement des compétences est un outil de pilotage et pas seulement un budget.

Financer la formation : OPCO et plan de développement des compétences

L'opérateur de compétences dépend de la convention applicable. OPCO Santé regroupe notamment le secteur sanitaire, social et médico-social privé à but non lucratif, avec les conventions de 1951 et de 1966. Pour la branche de l'aide à domicile, les annuaires consultés indiquent Uniformation, l'OPCO de la cohésion sociale. Le rattachement se confirme auprès de l'opérateur concerné. Dans la fonction publique territoriale, la formation des agents passe par le CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale).

Les actions financées par un OPCO doivent être dispensées par un prestataire certifié (article L. 6316-1 du code du travail). Cette certification Qualiopi ne couvre que les actions de formation : elle ne s'applique ni au conseil, ni à l'audit, ni à l'assistance technique.

BDESE, CSE et relations sociales

Dans les associations d'au moins cinquante salariés, l'employeur met à disposition du comité social et économique une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Elle rassemble des informations sur plusieurs thèmes, dont les investissements, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la rémunération, les aides publiques, la sous-traitance et les conséquences environnementales, pour les deux années précédentes, l'année en cours et les trois années suivantes. Son contenu varie selon que l'effectif atteint ou non trois cents salariés, et elle reste accessible en permanence aux élus du comité et aux délégués syndicaux.

Pour un DRH (directeur ou direction des ressources humaines), la difficulté est de l'alimenter à partir de la paie, du SIRH et des plannings, avec des définitions stables d'une année à l'autre.

Outils : SIRH, paie, planning et temps

Ce que font les outils cités

Les descriptions ci-dessous reprennent ce que les éditeurs présentent publiquement, d'après notre recherche du 23 octobre 2026. Silae est un logiciel de paie et de gestion RH en SaaS, vendu surtout par l'intermédiaire de cabinets d'expertise comptable et de revendeurs. Payfit couvre la paie, la DSN, les congés, le temps, les notes de frais et l'administration du personnel. Lucca est une suite RH modulaire (absences et temps, talents, dépenses, bulletins de paie électroniques). Skello propose du planning, du pointage, des congés et de la préparation de paie pour des équipes de terrain. Eurécia est un SIRH modulaire (administration du personnel, congés, temps, notes de frais, préparation de paie, recrutement, formation). Horoquartz édite des outils de gestion des temps, dont eTEMPTATION, en SaaS et modulaire, pour les temps, les absences, les plannings et les activités. e.sedit RH, de Berger-Levrault, est un SIRH pour la fonction publique territoriale (socle agent, paie, carrière) : il intéresse surtout les collectivités, dont les CCAS.

La plupart de ces produits sont généralistes. Leur adéquation aux règles d'une convention du secteur (nuits, astreintes, annualisation, classifications) se démontre par un paramétrage et un jeu d'essai sur vos cas réels, pas par une plaquette. Optédif n'est ni partenaire, ni revendeur, ni intégrateur agréé de ces éditeurs ; leurs noms sont des marques de leurs propriétaires, cités à titre d'identification.

Données des salariés et intelligence artificielle

Les données d'un SIRH sont des données personnelles : identité, rémunération, arrêts de travail, situation familiale. Le règlement général sur la protection des données impose un contrat de sous-traitance avec tout prestataire qui les traite pour votre compte, et la minimisation des accès. Pour les modules d'intelligence artificielle appliqués au recrutement ou à l'évaluation des salariés, le règlement (UE) 2024/1689 classe, selon le cas d'usage, certains systèmes dans les usages à haut risque de l'annexe III (emploi). D'après la Commission européenne, l'application de ces règles a été reportée au 2 décembre 2027.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Les prestations sur ce domaine

Nous travaillons avec les directions, les directeurs des ressources humaines, les gestionnaires de paie, les responsables de planning, les responsables de formation, les directions financières et les directions des systèmes d'information. Nous auditons l'organisation RH, la paie et les plannings, nous conseillons sur l'organisation, la gestion des emplois et des compétences et le choix d'un SIRH, nous accompagnons les équipes RH, nous déployons ou migrons un outil de planning ou de paie, et nous formons. Chaque mission produit un livrable que vous pouvez présenter à votre conseil d'administration, à votre CSE (comité social et économique) ou à vos autorités de contrôle.

Nous ne rendons pas de consultation juridique : nos missions sont des accompagnements méthodologiques, et un avis de droit relève d'un avocat. Nous n'établissons pas vos bulletins de paie, ne transmettons pas votre DSN et n'intervenons ni dans le soin, ni dans l'éducatif, ni dans l'accompagnement des personnes. Pour les établissements de santé, consultez notre site Santé et hôpitaux (sante-hopitaux.optedif.fr).

L'assistance technique : un forfait, un livrable, jamais un poste

Nos missions d'assistance technique sont réalisées au forfait, par des intervenants d'Optédif, sous la responsabilité et l'encadrement d'Optédif, dans le cadre d'un contrat de prestation portant sur un objectif, un livrable ou un périmètre défini avec vous. Le prêt de main-d'oeuvre à but lucratif dont l'objet exclusif est de fournir des salariés est interdit (article L. 8241-1 du code du travail) : nous ne fournissons pas de personnel et nos intervenants ne s'intègrent pas à votre hiérarchie.

Le contexte rend cette précision utile. Selon la DREES (enquête ES-Handicap, situation au 31 décembre 2022), 74 % des structures pour enfants et 68 % des structures pour adultes déclarent des difficultés de recrutement. Notre assistance ne comble pas un poste vacant et ne compte jamais dans un effectif réglementaire, un taux d'encadrement ou une fonction de direction, que la réglementation confie à des personnes désignées par l'employeur. Elle produit un objet précis : une procédure documentée, un paramétrage testé, un tableau de bord, un plan de reprise de données.

Honorabilité des intervenants et des salariés

L'article L. 133-6 du code de l'action sociale et des familles vise toute personne qui dirige, intervient ou exerce une fonction, à titre permanent ou occasionnel, y compris bénévole, dans les structures concernées. Le contrôle repose sur une attestation délivrée par l'administration. Il est en place pour les structures accueillant des mineurs (décret n° 2024-643 du 28 juin 2024), s'applique immédiatement aux services d'aide et d'accompagnement à domicile, et le calendrier de l'arrêté du 28 avril 2026 le prévoit à compter du premier trimestre 2027 pour les adultes handicapés et du 1er janvier 2028 pour les personnes âgées. Pour votre service RH, cela devient une pièce du dossier de recrutement, à recueillir et à renouveler.

Optédif ne contrôle pas les antécédents de ses intervenants et ne se substitue pas à l'attestation délivrée par l'administration. Lorsque la réglementation ou votre établissement l'exige, un intervenant peut justifier d'une attestation d'honorabilité. L'accès aux données des salariés est limité au strict nécessaire, sous engagement de confidentialité, et toute intervention touchant à des données personnelles est précédée d'un contrat de sous-traitance et d'un cadrage des accès.