Audit de la fonction RH, de la paie et des plannings (Horoquartz)
Une situation RH documentée et argumentée, que la direction peut présenter à son conseil d'administration, à son CSE et à ses autorités de contrôle.
En bref
- Résultat
- Une situation RH documentée et argumentée, que la direction peut présenter à son conseil d'administration, à son CSE et à ses autorités de contrôle.
- Idéal pour
- Directeur des ressources humaines, responsable RH ou directeur d'association gestionnaire qui veut objectiver l'état de sa gestion des temps, de sa paie et de ses déclarations sociales.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec constats sourcés, rapprochement aux textes et à la convention collective applicable, et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès, sous engagement de confidentialité, à la convention collective et aux accords applicables, aux plannings prévisionnels et réalisés, à un échantillon anonymisé de bulletins et aux procédures RH.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Auditer les plannings d'un établissement ouvert jour et nuit. Une association gère un établissement ouvert jour et nuit, dont les plannings changent souvent en cours de mois. L'audit sur le thème Horoquartz compare le prévu et le réalisé sur trois mois, relève les écarts de décompte et de repos, puis classe les anomalies par cause. La direction décide d'un circuit de validation des modifications.
Nous auditons votre organisation sous l'angle du thème Horoquartz : circuit de la paie, décompte des temps, plannings en horaires décalés, gestion des absences, déclarations sociales, entretiens et plan de développement des compétences, tenue de la BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales). Les constats sont rapprochés du code du travail et de la convention collective applicable, à partir d'un échantillon de dossiers anonymisés et d'entretiens avec les équipes RH, de paie et d'encadrement.
Le rapport classe les écarts par enjeu, en distinguant ce qui relève d'un texte, d'un accord ou d'une pratique, et propose des actions ordonnées avec leurs responsables, notamment pour traiter les cas complexes et transmettre les pratiques aux collègues. Il vous sert de base pour vos échanges avec le CSE, vos financeurs et votre commissaire aux comptes. Cet audit n'est ni une consultation juridique ni un contrôle de l'administration : les décisions restent les vôtres.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Horoquartz, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Rapport d'audit avec constats rapprochés des textes et de la convention collective applicable
- Revue d'un échantillon anonymisé de plannings, de décomptes de temps et de bulletins
- Plan d'actions priorisé, avec responsables et échéances, présenté à la direction
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : directeur des ressources humaines, responsable RH ou directeur d'association gestionnaire qui veut objectiver l'état de sa gestion des temps, de sa paie et de ses déclarations sociales. Prérequis de votre côté : accès, sous engagement de confidentialité, à la convention collective et aux accords applicables, aux plannings prévisionnels et réalisés, à un échantillon anonymisé de bulletins et aux procédures RH.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Auditer les plannings d'un établissement ouvert jour et nuit
Une association gère un établissement ouvert jour et nuit, dont les plannings changent souvent en cours de mois. L'audit sur le thème Horoquartz compare le prévu et le réalisé sur trois mois, relève les écarts de décompte et de repos, puis classe les anomalies par cause. La direction décide d'un circuit de validation des modifications.
Fiabiliser la chaîne planning, paie et déclarations
Une association gestionnaire constate des régularisations fréquentes sur les bulletins. L'audit, mené sur le thème Horoquartz, suit un échantillon de salariés du planning jusqu'à la déclaration, repère les ruptures entre les outils et produit un plan de correction. Le responsable de paie en reprend le suivi.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème Horoquartz et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Horoquartz, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
L'assistance technique peut-elle pallier un poste vacant ou un effectif manquant ?
Non. Notre assistance technique est réalisée au forfait, par des intervenants d'Optédif, sous notre responsabilité et notre encadrement, pour produire un livrable défini. Sur le thème Horoquartz, il peut s'agir d'une procédure documentée, d'un paramétrage testé, d'un plan de reprise de données ou d'un tableau de bord. Elle ne tient pas un poste, ne s'intègre pas à votre hiérarchie et ne compte jamais dans un effectif réglementaire, un taux d'encadrement ou une fonction de direction. Si votre besoin est de pourvoir un poste, la réponse relève du recrutement, et nous pouvons vous aider à formaliser le besoin.
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Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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