Diagnostic flash avant évaluation, inspection ou contrôle des autorités (SSIAP)
En trois jours, vous savez ce qui serait regardé en priorité et ce qu'il faut corriger d'abord.
En bref
- Résultat
- En trois jours, vous savez ce qui serait regardé en priorité et ce qu'il faut corriger d'abord.
- Idéal pour
- Directeur, cadre ou qualiticien à quelques semaines d'une évaluation, d'une inspection ou d'un contrôle sur le thème SSIAP (service de sécurité incendie et d'assistance à personnes).
- Ce que vous obtenez
- Note de diagnostic de cinq pages : points solides, points bloquants, actions à mener en priorité avant l'échéance.
- Prérequis de votre côté
- Date et périmètre de l'échéance, accès aux documents principaux, une demi-journée d'entretiens.
- Durée et charge
- 2 à 3 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Trois semaines avant une évaluation. Un établissement apprend que son évaluation sur le thème SSIAP aura lieu dans trois semaines. Le diagnostic flash, en deux jours, repère deux documents à mettre à jour et une pratique à clarifier ; la note les classe par priorité et le plan d'actions est lancé dès la restitution.
Quand l'échéance est proche, un audit complet n'est plus possible. Le diagnostic flash sur le thème SSIAP se concentre sur ce qui sera regardé : les documents que l'évaluateur demandera, les pratiques qu'il observera, les questions qu'il posera, à partir de notre connaissance des évaluations et des contrôles, dans des bâtiments d'hébergement et d'accueil classés établissements recevant du public, où la sécurité incendie, les contrôles périodiques et l'entretien technique engagent la responsabilité du gestionnaire.
En deux à trois jours, nous relisons l'essentiel, interrogeons les agents de sécurité concernés et remettons une note courte : points solides à mettre en avant, points bloquants à corriger sans attendre, points secondaires à traiter ensuite. La note se lit en vingt minutes et se transforme en plan d'actions pour les semaines restantes. Elle n'anticipe pas la décision de l'évaluateur.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème SSIAP, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Note de diagnostic de cinq pages
- Liste priorisée des actions avant l'échéance
- Conseils de présentation pour le jour de l'évaluation
Format et charge : forfait, 2 à 3 jours. Idéal pour : directeur, cadre ou qualiticien à quelques semaines d'une évaluation, d'une inspection ou d'un contrôle sur le thème SSIAP. Prérequis de votre côté : date et périmètre de l'échéance, accès aux documents principaux, une demi-journée d'entretiens.
Exemples d'usage
Une situation d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Trois semaines avant une évaluation
Un établissement apprend que son évaluation sur le thème SSIAP aura lieu dans trois semaines. Le diagnostic flash, en deux jours, repère deux documents à mettre à jour et une pratique à clarifier ; la note les classe par priorité et le plan d'actions est lancé dès la restitution.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 2 à 3 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème SSIAP et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème SSIAP, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
L'assistance technique comprend-elle des interventions de maintenance ou de surveillance ?
Non. Notre assistance technique est un travail d'étude et de pilotage, au forfait ou en récurrent, avec un livrable défini au devis et sous la responsabilité d'un chef de projet Optédif. Sur le thème SSIAP, elle peut produire un plan de maintenance, un tableau de suivi des vérifications, un dossier de consultation ou des comptes rendus de visite. Elle ne comprend ni dépannage, ni astreinte, ni gardiennage, ni exploitation d'une télésurveillance, ni prélèvement, ni diagnostic. Vos propres agents et vos prestataires agréés conservent ces missions.
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