Audit des circuits documentaires, des archives et des outils collaboratifs (Teams)
Des constats traçables et un plan d'actions argumenté, utilisables lors d'une évaluation, d'un contrôle ou d'un projet de dématérialisation.
En bref
- Résultat
- Des constats traçables et un plan d'actions argumenté, utilisables lors d'une évaluation, d'un contrôle ou d'un projet de dématérialisation.
- Idéal pour
- Directeur d'établissement, qualiticien, responsable de la gestion documentaire ou directeur des systèmes d'information d'une association gestionnaire.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec cartographie des circuits documentaires, écarts relevés par niveau de risque et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux arborescences et aux outils en usage, aux procédures documentaires et au calendrier de conservation s'il existe, et quelques utilisateurs disponibles pour des entretiens.
- Durée et charge
- 4 à 9 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Cartographier les archives avant un regroupement. Une association gestionnaire qui reprend deux établissements demande un audit sur le thème Teams. L'audit recense les lieux de stockage, repère des dossiers papier sans règle de conservation et des espaces partagés sans responsable. Il livre une cartographie, une liste d'écarts et un plan d'actions que la direction soumet à son DPO (Data Protection Officer, délégué à la protection des données).
Nous auditons, sous l'angle du thème Teams, la manière dont les documents naissent, circulent, sont classés, conservés et éliminés dans votre structure : dossiers des personnes accompagnées sous forme papier et numérique, pièces administratives, RH (ressources humaines) et financières, espaces partagés, messageries. Nous relevons les pratiques réelles par des entretiens avec les assistants administratifs et par sondage dans les outils, puis nous les rapprochons de vos procédures, du code du patrimoine lorsque vos documents relèvent des archives publiques, des référentiels de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) sur les durées de conservation et des exigences de l'évaluation de la qualité.
Le rapport décrit les circuits, classe les écarts par risque (perte, accès indu, conservation excessive, élimination sans autorisation) et propose un plan d'actions ordonné, avec pour objectif de traiter les cas complexes et transmettre les pratiques aux collègues. Il est présenté à la direction et, selon votre organisation, au DPO. Il ne tient lieu ni de visa de l'administration des archives ni d'attestation.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Teams, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Cartographie des circuits documentaires et des lieux de stockage, papier et numérique
- Relevé des écarts classés par niveau de risque, avec exemples anonymisés
- Plan d'actions priorisé, présenté à la direction et au DPO
Format et charge : forfait, 4 à 9 jours. Idéal pour : directeur d'établissement, qualiticien, responsable de la gestion documentaire ou directeur des systèmes d'information d'une association gestionnaire. Prérequis de votre côté : accès aux arborescences et aux outils en usage, aux procédures documentaires et au calendrier de conservation s'il existe, et quelques utilisateurs disponibles pour des entretiens.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Cartographier les archives avant un regroupement
Une association gestionnaire qui reprend deux établissements demande un audit sur le thème Teams. L'audit recense les lieux de stockage, repère des dossiers papier sans règle de conservation et des espaces partagés sans responsable. Il livre une cartographie, une liste d'écarts et un plan d'actions que la direction soumet à son DPO.
Préparer les preuves documentaires d'une évaluation
Avant l'évaluation de la qualité, un EHPAD (établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes) veut savoir où se trouvent ses pièces justificatives. L'audit, sur le thème Teams, relit les circuits de validation de dix procédures, constate des versions concurrentes et propose un registre unique ainsi qu'un plan d'actions pour le service qualité.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 4 à 9 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème Teams et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Teams, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Intervenez-vous sur les données réelles de nos dossiers, et à quelles conditions ?
Seulement lorsque la mission l'exige, et jamais avant un cadre écrit. Optédif n'est pas hébergeur de données de santé : nous travaillons d'abord sur les plans de classement, les procédures, les paramétrages et des jeux de données fictives, sur le thème Teams. Si l'accès à des données réelles devient nécessaire, un contrat de sous-traitance au titre de l'article 28 du RGPD (règlement général sur la protection des données) est signé, les accès sont cartographiés, les comptes sont nominatifs et les actions sont journalisées. Le devis précise ce qui se déroule avec des données fictives, sur votre site ou à distance.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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