Audit des circuits documentaires, des archives et des outils collaboratifs (Teams)

Nous auditons, sous l'angle du thème Teams, la manière dont les documents naissent, circulent, sont classés, conservés et éliminés dans votre structure : dossiers des personnes accompagnées sous forme papier et numérique, pièces administratives, RH (ressources humaines) et financières, espaces partagés, messageries. Nous relevons les pratiques réelles par des entretiens avec les assistants administratifs et par sondage dans les outils, puis nous les rapprochons de vos procédures, du code du patrimoine lorsque vos documents relèvent des archives publiques, des référentiels de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) sur les durées de conservation et des exigences de l'évaluation de la qualité.

Le rapport décrit les circuits, classe les écarts par risque (perte, accès indu, conservation excessive, élimination sans autorisation) et propose un plan d'actions ordonné, avec pour objectif de traiter les cas complexes et transmettre les pratiques aux collègues. Il est présenté à la direction et, selon votre organisation, au DPO. Il ne tient lieu ni de visa de l'administration des archives ni d'attestation.

Déroulé de la prestation

1. Cadrage

   Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.

2. Lecture documentaire

   Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Teams, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.

3. Entretiens et observation

   Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.

4. Analyse des écarts

   Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.

5. Restitution

   Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.

• Cartographie des circuits documentaires et des lieux de stockage, papier et numérique
• Relevé des écarts classés par niveau de risque, avec exemples anonymisés
• Plan d'actions priorisé, présenté à la direction et au DPO

Format et charge : forfait, 4 à 9 jours. Idéal pour : directeur d'établissement, qualiticien, responsable de la gestion documentaire ou directeur des systèmes d'information d'une association gestionnaire. Prérequis de votre côté : accès aux arborescences et aux outils en usage, aux procédures documentaires et au calendrier de conservation s'il existe, et quelques utilisateurs disponibles pour des entretiens.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.