Audit du dossier usager informatisé et de ses usages (Orisha Care)
Une vision argumentée de ce que le dossier permet réellement de produire et de montrer à l'évaluateur et aux autorités.
En bref
- Résultat
- Une vision argumentée de ce que le dossier permet réellement de produire et de montrer à l'évaluateur et aux autorités.
- Idéal pour
- Directeur d'établissement, référent dossier usager informatisé, qualiticien ou délégué à la protection des données d'une association gestionnaire.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit des usages, de l'identification des personnes, des droits d'accès et de la traçabilité du dossier, avec plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès en lecture au paramétrage, à un jeu de dossiers fictifs ou anonymisés, à la matrice des habilitations et aux procédures de saisie, entretiens avec la direction et les référents.
- Durée et charge
- 6 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Avant une visite d'évaluation. Une association gestionnaire prépare l'évaluation de ses établissements par un organisme accrédité. L'audit sur le thème Orisha Care relit les habilitations, la traçabilité des accès et la tenue des projets personnalisés, puis classe les écarts. Le plan d'actions est présenté au conseil d'administration.
Nous auditons l'usage du dossier usager informatisé autour du thème Orisha Care, sans présumer des fonctions d'un produit : nous partons de ce que votre établissement ou votre service y saisit, y consulte et en tire. Le champ couvre la tenue des informations clés (projet personnalisé, contrat de séjour ou document individuel de prise en charge, consentements), les habilitations par profil, la journalisation des accès, l'identification des personnes avec l'identité nationale de santé, les échanges avec Mon espace santé et la messagerie sécurisée de santé lorsque l'outil les propose, et la durée de conservation.
Les constats sont rattachés aux textes applicables (code de l'action sociale et des familles, code de la santé publique, RGPD). Le rapport classe les écarts, ordonne les actions et distingue ce qui relève de votre organisation, de l'éditeur ou de l'hébergeur. Il est présentable à l'évaluateur, mais il ne remplace ni l'évaluation de la qualité ni l'avis de votre délégué à la protection des données.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Orisha Care, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Rapport d'audit des usages, des habilitations et de la traçabilité du dossier
- Revue de l'identification des personnes et des consentements enregistrés
- Plan d'actions priorisé, présenté à la direction et au délégué à la protection des données
Format et charge : forfait, 6 à 12 jours. Idéal pour : directeur d'établissement, référent dossier usager informatisé, qualiticien ou délégué à la protection des données d'une association gestionnaire. Prérequis de votre côté : accès en lecture au paramétrage, à un jeu de dossiers fictifs ou anonymisés, à la matrice des habilitations et aux procédures de saisie, entretiens avec la direction et les référents.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Avant une visite d'évaluation
Une association gestionnaire prépare l'évaluation de ses établissements par un organisme accrédité. L'audit sur le thème Orisha Care relit les habilitations, la traçabilité des accès et la tenue des projets personnalisés, puis classe les écarts. Le plan d'actions est présenté au conseil d'administration.
Harmoniser les saisies entre services
Un foyer d'accueil médicalisé constate des saisies différentes d'un service à l'autre. L'audit sur le thème Orisha Care compare les pratiques, repère les champs renseignés de manière hétérogène et propose des règles communes, validées par le directeur et les référents.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 6 à 12 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème Orisha Care et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Orisha Care, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Intervenez-vous sur les données réelles du dossier usager, et hébergez-vous des données de santé ?
Nous n'hébergeons aucune donnée de santé et nous ne sommes pas hébergeur certifié HDS (hébergeur de données de santé). Sur le thème Orisha Care, nous privilégions les essais sur des données fictives. Avant tout accès à des données réelles, nous mettons en place un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD (règlement général sur la protection des données), un cadrage des accès, des comptes nominatifs et une journalisation. Nous vérifions avec vous que l'hébergeur de l'éditeur ou de votre structure détient la certification lorsque son activité entre dans le champ. La direction reste responsable des décisions et du secret professionnel.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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- Pilotage du déploiement ou de la migration d'un dossier usager informatisé (Orisha Care)
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