Audit du dossier usager informatisé et de ses usages (VivaLity)

Nous auditons l'usage du dossier usager informatisé autour du thème VivaLity, sans présumer des fonctions d'un produit : nous partons de ce que votre établissement ou votre service y saisit, y consulte et en tire. Le champ couvre la tenue des informations clés (projet personnalisé, contrat de séjour ou document individuel de prise en charge, consentements), les habilitations par profil, la journalisation des accès, l'identification des personnes avec l'identité nationale de santé, les échanges avec Mon espace santé et la messagerie sécurisée de santé lorsque l'outil les propose, et la durée de conservation.

Les constats sont rattachés aux textes applicables (code de l'action sociale et des familles, code de la santé publique, RGPD). Le rapport classe les écarts, ordonne les actions et distingue ce qui relève de votre organisation, de l'éditeur ou de l'hébergeur. Il est présentable à l'évaluateur, mais il ne remplace ni l'évaluation de la qualité ni l'avis de votre délégué à la protection des données.

Déroulé de la prestation

1. Cadrage

   Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.

2. Lecture documentaire

   Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème VivaLity, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.

3. Entretiens et observation

   Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.

4. Analyse des écarts

   Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.

5. Restitution

   Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.

• Rapport d'audit des usages, des habilitations et de la traçabilité du dossier
• Revue de l'identification des personnes et des consentements enregistrés
• Plan d'actions priorisé, présenté à la direction et au délégué à la protection des données

Format et charge : forfait, 6 à 12 jours. Idéal pour : directeur d'établissement, référent dossier usager informatisé, qualiticien ou délégué à la protection des données d'une association gestionnaire. Prérequis de votre côté : accès en lecture au paramétrage, à un jeu de dossiers fictifs ou anonymisés, à la matrice des habilitations et aux procédures de saisie, entretiens avec la direction et les référents.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.