Audit de gestion, du contrôle interne et des procédures d'achat (Odoo)
Des pratiques de gestion traçables, présentables à votre conseil d'administration, à votre commissaire aux comptes et à vos financeurs.
En bref
- Résultat
- Des pratiques de gestion traçables, présentables à votre conseil d'administration, à votre commissaire aux comptes et à vos financeurs.
- Idéal pour
- Directeur administratif et financier, directeur général d'une association gestionnaire ou responsable des achats et de la commande publique.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec constats argumentés, cartographie des risques de gestion et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux budgets, aux EPRD (état prévisionnel des recettes et des dépenses) ou ERRD (état réalisé des recettes et des dépenses) récents, aux procédures d'achat et au tableau des délégations, quelques dossiers de dépense ou de marché, entretiens avec les responsables concernés.
- Durée et charge
- 6 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Avant un dialogue de gestion avec l'ARS. Une association gestionnaire prépare sa campagne budgétaire et souhaite fiabiliser le thème Odoo. L'audit, sur six jours, relit le circuit de la dépense et le rapprochement entre comptabilité et cadre budgétaire, puis remet un plan d'actions que la direction présente au bureau.
Nous auditons, sous l'angle du thème Odoo, vos procédures de gestion : circuit de la dépense, séparation des tâches, délégations de signature, suivi budgétaire, rapprochement entre la comptabilité générale, la comptabilité analytique et le cadre demandé par l'autorité de tarification, puis vos procédures d'achat au regard des règles qui vous sont applicables. Nous travaillons sur pièces et par entretiens avec la direction, la comptabilité et les acheteurs.
Le rapport classe les constats par niveau de risque, relie chacun à ses causes et propose des actions que les responsables commerciaux peuvent porter. Il s'agit d'un audit de gestion : ce n'est ni un audit légal ni une certification des comptes, et il ne remplace pas le travail du commissaire aux comptes. L'objectif de traiter les cas complexes et transmettre les pratiques aux collègues sert de fil conducteur à la restitution devant la direction et les administrateurs.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Odoo, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Rapport d'audit de gestion avec constats classés par niveau de risque
- Cartographie des procédures d'achat et des délégations, avec points de contrôle
- Plan d'actions présenté à la direction et au bureau de l'association
Format et charge : forfait, 6 à 12 jours. Idéal pour : directeur administratif et financier, directeur général d'une association gestionnaire ou responsable des achats et de la commande publique. Prérequis de votre côté : accès aux budgets, aux EPRD ou ERRD récents, aux procédures d'achat et au tableau des délégations, quelques dossiers de dépense ou de marché, entretiens avec les responsables concernés.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Avant un dialogue de gestion avec l'ARS
Une association gestionnaire prépare sa campagne budgétaire et souhaite fiabiliser le thème Odoo. L'audit, sur six jours, relit le circuit de la dépense et le rapprochement entre comptabilité et cadre budgétaire, puis remet un plan d'actions que la direction présente au bureau.
Revoir les achats de plusieurs établissements
Un gestionnaire de plusieurs établissements constate des pratiques d'achat différentes d'un site à l'autre sur le thème Odoo. L'audit compare les procédures, relève les écarts avec les règles applicables et propose une procédure commune, validée par la direction générale.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 6 à 12 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème Odoo et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Odoo, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Une assistance technique peut-elle remplacer un contrôleur de gestion ou un acheteur absent ?
Non. Notre assistance technique est réalisée au forfait ou en récurrent, avec un livrable défini, par des intervenants d'Optédif et sous notre responsabilité. Sur le thème Odoo, elle peut porter sur la structuration d'un tableau de bord, la cartographie des achats ou le paramétrage d'un plan analytique. Elle ne couvre pas un poste, n'entre pas dans vos effectifs et ne passe aucune écriture à votre place. Le devis précise le livrable, ce qui se déroule chez vous et ce qui se déroule à distance, et vos équipes gardent la décision.
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