Audit des usages de l'IA, des données et du reporting (Excel)
Une vision partagée de ce qui est utilisé et de ce qui circule, argumentée et traçable devant le conseil d'administration, le délégué à la protection des données ou une autorité de contrôle.
En bref
- Résultat
- Une vision partagée de ce qui est utilisé et de ce qui circule, argumentée et traçable devant le conseil d'administration, le délégué à la protection des données ou une autorité de contrôle.
- Idéal pour
- Directeur général d'association gestionnaire, directeur d'établissement, délégué à la protection des données ou responsable du pilotage de l'activité.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec cartographie des usages et des flux de données, niveau de risque par usage et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Liste des outils utilisés et des tableaux de bord produits, accès aux documents de cadrage (registre des traitements, charte informatique, CPOM) et entretiens avec les responsables des fonctions support.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Repérer les usages d'IA non encadrés. Une association gestionnaire constate que des équipes support utilisent des assistants en ligne sur le thème Excel. L'audit recense les usages par entretiens et par examen des documents, classe chacun selon les données touchées, et propose à la direction trois décisions : autoriser, encadrer ou arrêter.
Nous auditons, sous l'angle du thème Excel, ce qui existe réellement dans votre structure : outils d'IA générative utilisés par les équipes support, y compris hors de tout cadre validé, tableaux de bord et fichiers de suivi d'activité, sources de données, droits d'accès, circulation des informations entre établissements et siège. Nous travaillons sur vos documents, vos paramétrages et des entretiens avec les contrôleurs de gestion, jamais sur des données de personnes accompagnées.
Le rapport décrit chaque usage, la nature des données qu'il touche, le risque associé et la décision attendue de la direction : autoriser, encadrer ou arrêter. Il distingue ce qui relève du RGPD (règlement général sur la protection des données), du secret professionnel et, selon le cas d'usage, du règlement européen sur l'IA, que nous signalons à votre délégué à la protection des données ou à votre conseil juridique sans nous substituer à eux. Il se termine par un plan d'actions présentable à votre conseil d'administration.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Excel, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Cartographie des usages d'IA, des tableaux de bord et des flux de données de la structure
- Rapport d'audit avec niveau de risque par usage et décision attendue (autoriser, encadrer, arrêter)
- Plan d'actions priorisé, présenté à la direction et au délégué à la protection des données
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : directeur général d'association gestionnaire, directeur d'établissement, délégué à la protection des données ou responsable du pilotage de l'activité. Prérequis de votre côté : liste des outils utilisés et des tableaux de bord produits, accès aux documents de cadrage (registre des traitements, charte informatique, CPOM) et entretiens avec les responsables des fonctions support.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Repérer les usages d'IA non encadrés
Une association gestionnaire constate que des équipes support utilisent des assistants en ligne sur le thème Excel. L'audit recense les usages par entretiens et par examen des documents, classe chacun selon les données touchées, et propose à la direction trois décisions : autoriser, encadrer ou arrêter.
Fiabiliser le reporting avant un dialogue de gestion
Avant un échange sur le CPOM (contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens), une direction veut savoir si les indicateurs du thème Excel sont produits de la même façon dans ses sept établissements. L'audit compare les sources et les modes de calcul, puis liste les définitions à harmoniser avant l'envoi des données à l'ARS (agence régionale de santé).
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème Excel et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Excel, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Intervenez-vous sur des données de personnes accompagnées pour déployer ces outils ?
Non, sauf nécessité technique établie avec votre délégué à la protection des données. Nos missions portent sur l'organisation, les outils et les indicateurs, pas sur les personnes accompagnées. Sur le thème Excel, nous travaillons à partir de documents de la structure sans donnée personnelle, de données agrégées ou de jeux de données fictifs. Si une intervention exige l'accès à un système qui contient des données de santé, elle est précédée d'un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD et d'un cadrage des accès : nous ne sommes pas hébergeur certifié HDS (hébergeur de données de santé). Nous n'envoyons aucune donnée de votre structure vers un outil public d'IA, et le devis précise les outils retenus.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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