Audit de l'organisation de l'accueil et des outils de gestion (BL.enfance)
Un état des lieux présentable au département, à la caisse d'allocations familiales ou à l'évaluateur, appuyé sur des pièces traçables.
En bref
- Résultat
- Un état des lieux présentable au département, à la caisse d'allocations familiales ou à l'évaluateur, appuyé sur des pièces traçables.
- Idéal pour
- Directeur d'établissement d'accueil du jeune enfant, directeur de service de protection de l'enfance ou directeur général d'association gestionnaire.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec constats argumentés, écarts aux exigences applicables à la structure et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux documents de direction (projet d'établissement, règlement de fonctionnement, plannings, procédures), aux paramétrages des outils et entretiens avec la direction et les référents.
- Durée et charge
- 4 à 8 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Avant le renouvellement d'une autorisation. Une association gestionnaire de trois établissements d'accueil du jeune enfant prépare l'échéance de son autorisation. L'audit relit, sur le thème BL.enfance, le projet d'établissement, le règlement de fonctionnement et les plannings, et dresse la liste des pièces à mettre à jour avant le dépôt de la demande.
Nous auditons, sur le thème BL.enfance, la façon dont votre structure organise l'accueil et s'appuie sur ses outils de gestion : documents de direction, circulation de l'information, droits d'accès, traçabilité des présences et des décisions, facturation et statistiques transmises aux financeurs. Lorsque le thème désigne un logiciel, l'audit porte sur son paramétrage, ses profils d'utilisateurs et la qualité des données ; lorsqu'il désigne un champ d'activité, il porte sur les procédures et les pièces qui le structurent.
Nous n'observons pas les enfants accueillis, ne lisons aucun dossier individuel et n'évaluons aucune situation : l'audit porte sur l'organisation et les documents. Le rapport distingue les constats, les écarts et les recommandations, et se présente à la direction, au gestionnaire et, si vous le décidez, aux autorités de contrôle. Il ne vaut ni autorisation, ni évaluation officielle, ni avis du département.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème BL.enfance, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Rapport d'audit distinguant constats, écarts et recommandations
- Revue des documents de direction, des droits d'accès et de la circulation des données
- Plan d'actions priorisé, présenté à la direction et au gestionnaire
Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : directeur d'établissement d'accueil du jeune enfant, directeur de service de protection de l'enfance ou directeur général d'association gestionnaire. Prérequis de votre côté : accès aux documents de direction (projet d'établissement, règlement de fonctionnement, plannings, procédures), aux paramétrages des outils et entretiens avec la direction et les référents.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Avant le renouvellement d'une autorisation
Une association gestionnaire de trois établissements d'accueil du jeune enfant prépare l'échéance de son autorisation. L'audit relit, sur le thème BL.enfance, le projet d'établissement, le règlement de fonctionnement et les plannings, et dresse la liste des pièces à mettre à jour avant le dépôt de la demande.
Un outil de gestion mal paramétré
Une direction constate des écarts entre présences, factures et statistiques transmises à la caisse d'allocations familiales. L'audit examine, sur le thème BL.enfance, les paramètres, les profils d'utilisateurs et les contrôles de saisie, puis propose des corrections classées par priorité.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 4 à 8 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est choisi pour sa connaissance du thème BL.enfance et du fonctionnement des structures sociales et médico-sociales, présenté avant la signature, indépendant de vos équipes, et il signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation, inspection ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème BL.enfance, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre financeur ou à votre autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'un organisme accrédité ni le contrôle d'une autorité, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Intervenez-vous auprès des enfants, ou pouvez-vous compléter l'équipe d'une structure ?
Non. Nous n'employons ni éducateurs, ni auxiliaires de puériculture, ni professionnels de l'accueil, et nous ne fournissons pas de personnel : un intervenant d'Optédif n'entre jamais dans un taux d'encadrement et ne remplace aucune direction. Nous n'observons pas les enfants, ne lisons aucun dossier individuel, n'évaluons aucune situation et ne rédigeons aucune information préoccupante. Sur le thème BL.enfance, nous intervenons auprès de la direction, du gestionnaire et des services support, au forfait ou en récurrent, avec un livrable défini dans le devis et sous la responsabilité d'Optédif.
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