Déploiement ou migration d'une GED, d'un parapheur ou d'un espace collaboratif (Google Forms)

Nous déployons l'outil retenu sur un périmètre défini : arborescence et droits d'accès, métadonnées, modèles, circuits de validation et de signature, formulaires, automatisations simples. Lorsqu'il s'agit d'une migration, nous inventorions l'existant, fixons les règles de reprise, testons sur un échantillon puis reprenons par lots, en gardant la trace de ce qui a été repris, écarté ou laissé en place. Le thème Google Forms détermine l'outil ou le référentiel de travail.

Nous commençons par un pilote sur un service. L'accès à des données réelles n'a lieu qu'après un contrat de sous-traitance au titre de l'article 28 du RGPD (règlement général sur la protection des données) et un cadrage des accès : nous ne sommes pas hébergeur de données de santé. La recette est menée avec vos utilisateurs, avec pour objectif de traiter les cas complexes et transmettre les pratiques aux collègues. Optédif n'est ni partenaire ni revendeur des éditeurs des outils concernés.

Déroulé de la prestation

1. État des lieux

   Inventaire des données, des interfaces, des utilisateurs et des exigences de sécurité sur le périmètre Google Forms.

2. Plan par lots

   Chaque lot a ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec votre référent sécurité et protection des données.

3. Préparation et tests

   Reprise des données en environnement de test, paramétrage, contrôle par échantillonnage.

4. Bascule

   Mise en service pendant la fenêtre convenue, suivi renforcé, correction des écarts.

5. Stabilisation et passation

   Documentation d'exploitation, formation des administrateurs et des utilisateurs clés, bilan de fin de déploiement.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.

• Espace ou plateforme paramétré selon le périmètre convenu : droits d'accès, métadonnées, modèles
• Reprise des documents testée sur échantillon, avec journal des éléments repris et écartés
• Compte rendu de recette et guide d'utilisation remis aux référents

Format et charge : forfait, 8 à 20 jours. Idéal pour : directeur des systèmes d'information, responsable informatique ou chef de projet numérique d'une association gestionnaire ou d'un établissement. Prérequis de votre côté : licences ou accès à l'outil, décision sur le périmètre, référent désigné, et contrat de sous-traitance avec cadrage des accès si des données réelles sont manipulées.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.