Conseil en dématérialisation, plan de classement et archivage réglementaire (Google Workspace)
Des choix d'outils et d'organisation argumentés, compris par la direction comme par les utilisateurs.
En bref
- Résultat
- Des choix d'outils et d'organisation argumentés, compris par la direction comme par les utilisateurs.
- Idéal pour
- Directeur de pôle, responsable de la gestion documentaire ou directeur des systèmes d'information qui prépare un projet de dématérialisation.
- Ce que vous obtenez
- Note de recommandations avec scénarios comparés, plan de classement cible et projet de calendrier de conservation à valider avec les archives.
- Prérequis de votre côté
- Description des outils et des volumes actuels, liste des principaux types de documents et désignation d'un référent qui valide les arbitrages.
- Durée et charge
- 5 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Choisir entre une GED et un espace collaboratif. Une association de plusieurs ESSMS (établissement et service social et médico-social) hésite entre une GED (gestion électronique des documents) dédiée et son espace collaboratif existant pour le thème Google Workspace. La mission compare trois scénarios selon les droits d'accès, la traçabilité et le coût, puis recommande un périmètre en deux temps. La direction retient le scénario et rédige son cahier des charges.
Le conseil prépare une décision : quels documents dématérialiser en premier, faut-il une GED, un espace collaboratif ou un outil de workflow, comment articuler signature électronique, archivage et dossier usager, quelles règles de conservation proposer. Nous instruisons ces questions sur le thème Google Workspace avec vous, à partir de vos usages, de vos contraintes techniques et budgétaires et des textes applicables : code du patrimoine, RGPD (règlement général sur la protection des données), règlement eIDAS.
La note compare les scénarios, indique leurs coûts et leurs risques, propose un plan de classement et un calendrier de conservation à soumettre à votre DPO (Data Protection Officer, délégué à la protection des données) et, si vos archives sont publiques, au service d'archives compétent, puis décrit une trajectoire de mise en œuvre. Elle peut servir de base à un cahier des charges, avec pour objectif de traiter les cas complexes et transmettre les pratiques aux collègues.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous reformulons la question à instruire, identifions les décideurs et les contraintes réglementaires et contractuelles, et fixons le calendrier.
Diagnostic
Entretiens, lecture documentaire et analyse des données disponibles sur le thème Google Workspace pour établir une base factuelle partagée.
Scénarios
Nous construisons deux à quatre scénarios comparés sur les coûts, les risques, les délais et l'acceptabilité par votre gouvernance et par vos financeurs.
Recommandation
La note argumente une trajectoire, avec ses étapes, ses responsables et ses points de contrôle, prête pour un comité de direction.
Appui à la décision
Nous présentons la note en instance et pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.
- Note de recommandations avec scénarios d'outils et d'organisation comparés
- Plan de classement cible et projet de calendrier de conservation, à valider avec les archives
- Trajectoire de mise en œuvre avec jalons, rôles et points de décision
Format et charge : forfait, 5 à 12 jours. Idéal pour : directeur de pôle, responsable de la gestion documentaire ou directeur des systèmes d'information qui prépare un projet de dématérialisation. Prérequis de votre côté : description des outils et des volumes actuels, liste des principaux types de documents et désignation d'un référent qui valide les arbitrages.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Choisir entre une GED et un espace collaboratif
Une association de plusieurs ESSMS hésite entre une GED dédiée et son espace collaboratif existant pour le thème Google Workspace. La mission compare trois scénarios selon les droits d'accès, la traçabilité et le coût, puis recommande un périmètre en deux temps. La direction retient le scénario et rédige son cahier des charges.
Définir des règles de conservation avec le DPO
Un CCAS (centre communal d'action sociale) veut cadrer la conservation de ses dossiers dématérialisés sur le thème Google Workspace. Le conseil rapproche le référentiel de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), les règles des archives publiques et les pratiques des services, puis propose un calendrier de conservation soumis au DPO et aux archives départementales.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment se déroule une mission de conseil et que livrez-vous ?
La mission commence par un cadrage d'une à deux semaines, puis un diagnostic, la construction de scénarios comparés et une note de recommandations présentée en instance. La charge indicative est de 5 à 12 jours, format forfait. Le livrable sur le thème Google Workspace est rédigé pour être lu par votre direction, votre gouvernance et vos financeurs sans réinterprétation : chaque recommandation cite les exigences applicables, estime les coûts et les délais et désigne un responsable. Nous pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation donne à vos équipes les connaissances pour agir ; le conseil instruit une décision que vous devez prendre. Sur le thème Google Workspace, la mission de conseil part de votre situation réelle, compare des options et recommande une trajectoire, là où la formation apporte des méthodes générales appliquées à vos cas. Le conseil éclaire la décision, sans la prendre à votre place ni engager votre responsabilité réglementaire. Lorsque la décision prise entraîne une évolution des pratiques, nous associons les deux dans un même plan, avec le même interlocuteur.
Intervenez-vous sur les données réelles de nos dossiers, et à quelles conditions ?
Seulement lorsque la mission l'exige, et jamais avant un cadre écrit. Optédif n'est pas hébergeur de données de santé : nous travaillons d'abord sur les plans de classement, les procédures, les paramétrages et des jeux de données fictives, sur le thème Google Workspace. Si l'accès à des données réelles devient nécessaire, un contrat de sous-traitance au titre de l'article 28 du RGPD est signé, les accès sont cartographiés, les comptes sont nominatifs et les actions sont journalisées. Le devis précise ce qui se déroule avec des données fictives, sur votre site ou à distance.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
Les autres déclinaisons de conseil sur le thème Google Workspace
- Cadrage de méthode et de périmètre (Google Workspace)
- Assistance à la rédaction d'un cahier des charges (Google Workspace)
Les autres types de prestation sur le thème Google Workspace
- Audit des circuits documentaires, des archives et des outils collaboratifs (Google Workspace)
- Conception de plans de classement, trames et procédures documentaires (Google Workspace)
- Déploiement ou migration d'une GED, d'un parapheur ou d'un espace collaboratif (Google Workspace)
- Accompagnement des équipes dans l'adoption des outils numériques (Google Workspace)
- Découvrir l'organisation générale de Google Workspace
