Conception de plans de classement, trames et procédures documentaires (OpenText™ Core Signature)

Nous rédigeons avec vous les documents qui font tenir un système documentaire : plan de classement commun aux services, règles de nommage et de gestion des versions, trames de documents, circuits de validation et de signature, procédure de conservation et d'élimination, guide d'utilisation. Le thème OpenText™ Core Signature fixe le périmètre et le vocabulaire, et nous partons de vos documents existants plutôt que d'un modèle imposé.

Chaque production est relue par les responsables conformité concernés, puis testée sur un échantillon réel de documents avant sa diffusion. Les livrables sont remis dans des formats modifiables que vos équipes font vivre, avec pour objectif de traiter les cas complexes et transmettre les pratiques aux collègues. Ils ne remplacent pas les décisions que prennent votre DPO (Data Protection Officer, délégué à la protection des données), votre service d'archives ou votre direction.

Déroulé de la prestation

1. Spécification

   Nous précisons le livrable attendu, les données d'entrée, le référentiel et les règles de forme exigées par votre organisation ou votre financeur.

2. Structure

   Nous proposons un plan et une méthode, validés avec vos experts avant de produire.

3. Première version

   Le livrable est produit avec ses hypothèses tracées et ses références aux exigences, puis soumis à votre revue.

4. Revue et version finale

   Vos vérificateurs relisent ; nous intégrons les remarques et livrons la version finale avec sa note de justification. La signature reste la vôtre.

5. Passation

   Nous remettons les sources, les modèles et un mode d'emploi, pour que vos équipes reprennent le livrable sans dépendance.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre gouvernance, à votre financeur ou à l'autorité de contrôle.

• Plan de classement, règles de nommage et de gestion des versions
• Trames de documents, modèles et circuits de validation
• Procédures et guide d'utilisation rédigés avec les services

Format et charge : forfait, 4 à 10 jours. Idéal pour : qualiticien ou responsable de la gestion documentaire chargé de structurer les documents d'un établissement ou d'une association. Prérequis de votre côté : accès aux documents existants et aux procédures en vigueur, et un utilisateur de chaque service pour relire les propositions.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.